Politique de confidentialité

RENSEIGNEMENTS AU SUJET DE LA POLITIQUE ET DES PRATIQUES DE LA SOCIÉTÉ EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN DATE DU 1ER JANVIER 2004

ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À compter du 1er janvier 2004, les nouvelles lois fédérales ou provinciales sur la protection des renseignements personnels devront être appliquées par la plupart des sociétés au Canada. Cependant, sauf en ce qui a trait à certaines exigences de nature administrative, ces nouvelles lois n'auront aucune incidence sur la façon dont nous traitons les renseignements personnels à votre sujet. Lorsque les renseignements personnels à votre sujet ont été recueillis avant le 1er janvier 2004, Arbor Memorial Services Inc. (la société) et les membres de son groupe (les membres du groupe) ne procéderont à l'échange, la conservation, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements qu'en rapport avec des motifs pour lesquels vous pourriez raisonnablement vous attendre à ce qu'elles soient justifiées de procéder à leur échange, conservation, utilisation et divulgation, ou tel que requis ou permis par la loi.

La société et les membres du groupe feront le nécessaire pour s'assurer que les renseignements personnels vous concernant (de manire générale, tous les renseignements à propos de vous, en tant que personne identifiable) soient recueillis, conservés, utilisés, divulgués et protégés en conformité avec l'éthique professionnelle et le droit applicable. La société et les membres du groupe sont soumis aux mmes politiques et pratiques en matire de protection des renseignements personnels.

POLITIQUE ET PRATIQUES DE LA SOCIÉTÉ

Le texte qui suit explique comment la société procède en général pour respecter son engagement en matière de protection des renseignements personnels. La mention « vous » ou « votre » désigne également votre représentant personnel. Comme c'est le cas pour toutes les exigences de nature juridique ou éthique, il n'y a aucune exception.

1. Obligation de rendre compte

  • la société est responsable de protéger les renseignements personnels dont elle dispose à votre sujet
  • la société a désigné une personne (le chef de la protection des renseignements personnels) à qui il incombe de faire le nécessaire pour que la société respecte son engagement en matière de protection des renseignements personnels, M. Gary Carmichael, dont les coordonnées sont les suivantes :

Adresse postale :

2 Jane Street, Toronto, Ontario M6S 4W8

Numéro de téléphone :

1-800-465-1270

Courriel :

cpo@arbormemorial.com

  • si la société recourt aux services d'une autre entreprise qui a besoin d'accéder aux renseignements personnels à votre sujet, la société obtient l'assurance que cette autre entreprise fournit un degré de protection des renseignements comparable à celui dont la société fait preuve et qu'elle s'abstiendra de conserver, d'utiliser ou de divulguer les renseignements à quelque fin que ce soit, sauf tel que requis ou permis par la loi

2. Identification

  • bien que les motifs pour lesquels la société recueille des renseignements personnels sont en général bien définis, la société prend toutes les mesures raisonnables pour sassurer que vous comprenez ces motifs
  • lorsque la société recueille des renseignements personnels à votre sujet dans une demande que vous avez présentée verbalement ou par écrit afin d'obtenir des renseignements au sujet d'un produit ou d'un service auprès de la société ou d'un membre du groupe, ou à l'occasion d'une commande ou d'une entente écrite que vous avez passée afin d'obtenir un produit ou un service, la société indique pourquoi elle recueille ces renseignements, notamment l'utilisation qu'elle entend en faire ou les motifs pour sa divulgation, au moment o vous présentez votre demande ou passez votre commande, ou encore dans l'entente, sauf si elle n'a besoin de ces renseignements que pour répondre votre demande ou passer votre commande
  • si vous êtes un membre du personnel ou postulez un emploi, la société recueille des renseignements personnels à votre sujet dans le but d'établir et de gérer votre emploi auprès de la société, ou d'y mettre fin
  • la société ne vend pas les renseignements personnels à votre sujet à d'autres entreprises mais peut les partager avec des tiers, notamment :
    • la société, ainsi que les membres du groupe et d'autres entreprises qui vous fournissent des produits ou des services, ou les fournissent à la société, sont susceptibles d'échanger, de conserver et d'utiliser les renseignements personnels à votre sujet afin de s'acquitter des obligations de la société, ou de leurs propres obligations, à votre endroit
    • la société et les membres du groupe, ainsi que d'autres entreprises qui leur fournissent des services, sont susceptibles d'échanger, de conserver et d'utiliser les renseignements personnels à votre sujet afin de vous faire connaître des produits et des services offerts par la société et par les membres du groupe qui pourraient représenter un intérêt à vos yeux
    • la société mère de la société est susceptible d'avoir accès aux renseignements personnels à votre sujet afin de fournir des services de gestion et d'autres services à la société
  • si vous avez des questions au sujet de la collecte, de lutilisation ou de la divulgation de renseignements personnels à votre sujet par la société, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels
  • la société s'abstiendra de conserver, d'utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à votre sujet pour tout nouveau motif sans au préalable vous faire part de sa motivation et obtenir votre consentement, sauf si elle a l'obligation ou le droit de le faire en vertu de la loi

3. Consentement

  • lorsque requis, la société obtient votre consentement afin de procéder pour un motif spécifique à la collecte, la conservation, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels à votre sujet voir la rubrique Identification
  • lorsque la société recueille des renseignements personnels à votre sujet en rapport avec une demande de renseignements de votre part ou une commande ou une entente écrite avec vous visant la fourniture d'un produit ou d'un service, le consentement sera implicite dans la demande ou la commande ou le consentement sera verbal, transmis électroniquement ou écrit
  • lorsque la société recueille des renseignements personnels à votre sujet pour des motifs secondaires, comme pour vous présenter dautres produits ou services offerts par la société ou par les membres du groupe, le consentement sera verbal, transmis électroniquement ou écrit, ou encore, dans certaines circonstances, supposé si la société a mis à votre disposition, au plus tard au moment de procéder à la collecte des renseignements, un moyen que vous n'avez pas utilisé pour indiquer immédiatement à la société que vous ne voulez pas que les renseignements personnels à votre sujet soient utilisés pour ces motifs
  • si vous êtes un membre du personnel, la société recueille, conserve, utilise et divulgue les renseignements personnels vous concernant dans le cadre des relations employeur-employé
  • vous pouvez retirer au modifier votre consentement autorisant la société à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à votre sujet pour des motifs secondaires, en lindiquant à la société raisonnablement à l'avance en téléphonant à tout moment au numéro sans frais 1-800-465-1270 ou en prenant soin d'indiquer votre nom et tous les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous par courriel à l'adresse cpo@arbormemorial.com, ou par courrier adressé à la société, au 2 Jane Street, Suite 211, Toronto, ON M6S 4W8, à l'attention du chef de la protection des renseignements personnels
  • la société sera généralement en mesure de donner effet à ce retrait ou d'apporter cette modification moyennant un préavis de 30 jours, et vous avisera, si elle ne l'a pas déjà fait, des répercussions d'un retrait ou d'une modification
  • pour obtenir de l'information à propos des membres du groupe de la société ou d'autres entreprises pouvant avoir accès aux renseignements personnels dont la société dispose votre sujet , veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels au numéro de téléphone sans frais 1-800-465-1270 ou en prenant soin d'indiquer votre nom, tous les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous et le numéro de tout contrat que vous avez conclu avec la société pour la fourniture d'un produit ou d'un service par courriel à l'adresse cpo@arbormemorial.com, ou par courrier adressé la société, au 2 Jane Street, Suite 211, Toronto, ON M6S 4W8, l'attention du chef de la protection des renseignements personnels.

4. Restrictions relatives à la collecte

  • la société s'abstient de recueillir des renseignements personnels à votre sujet sans votre consentement, sauf si elle le fait manifestement dans votre intérêt parce qu'elle n'était pas en mesure d'obtenir votre consentement en temps opportun, ou tel que permis par la loi
  • la société ne recueille, conserve, utilise et divulgue les renseignements personnels que pour des motifs légitimes rattachés à son entreprise, p. ex. pour fournir un produit ou un service, pour établir, gérer ou mettre fin à des liens d'affaires ou à des relations employeur-employé, pour s'acquitter de ses obligations en vertu des lois applicables, ou pour des motifs commerciaux, administratifs ou juridiques internes et connexes
  • la société s'abstiendra d'exiger, comme condition pour vous fournir un produit ou un service, votre consentement à la collecte, la conservation, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels dans une mesure dépassant ses besoins raisonnables pour fournir le produit ou le service, pour s'acquitter de ses obligations en vertu des lois applicables, ou pour des motifs commerciaux, administratifs ou juridiques internes et connexes
  • la société ne recueille pas de renseignements personnels à votre sujet pour tout motif qui n'a pas été clairement identifié, ou n'est pas évident, jusqu'à ce qu'elle obtienne votre consentement
  • la société recueille et utilise habituellement les types de renseignements personnels suivants à votre sujet, soit
    • votre nom, les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous aux fins identifiées ci-dessous
    • la raison pour laquelle vous souhaitez obtenir des renseignements au sujet des produits et des services offerts par la société et par les membres de son groupe, dans le but de fournir ces renseignements et les autres renseignements connexes susceptibles de vous intéresser
    • les renseignements nécessaires pour prendre ou administrer les arrangements concernant vos funérailles et votre enterrement et procurer une assistance à votre représentant personnel, à votre famille ou à vos amis, notamment des renseignements au sujet de ceux-ci et de vos personnes soignantes
    • les renseignements nécessaires pour souscrire ou administrer en votre nom un contrat de rente ou d'assurance auprès de Fortis Benefits Insurance Co. ou de National Assistance, Inc.
    • les renseignements raisonnablement requis afin d'établir, de gérer ou de mettre fin à vos relations employeur-employé (notamment certaines relations d'agence ou contractuelles) auprès de la société
    • certains renseignements requis par la loi
    • les renseignements qui précèdent aux fins commerciales administratives ou juridiques internes et connexes

5. Restrictions relatives à la conservation, l'utilisation et la divulgation

  • la société s'abstiendra de conserver, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à votre sujet, sauf dans le but pour lequel elle les a recueillis ou dans un nouveau but auquel vous avez consenti, ou tel que requis ou permis par la loi
  • la société a adopté les lignes directrices suivantes en ce qui a trait à la conservation des renseignements personnels à votre sujet :
    • lorsque les renseignements servent à vous tenir au courant des produits et des services offerts par la société et par les membres du groupe, elle les conservera durant 5 années, tout au plus, après votre dernière demande de renseignements au sujet de ces produits ou services, à condition que vous n'ayez pas retiré antérieurement votre consentement qui l'autorise à utiliser à cette fin les renseignements vous concernant
    • lorsque vous avez demandé l'accès aux renseignements personnels dont dispose la société à votre sujet voir la rubrique Accès individuel ci-dessous, elle les conservera au moins 6 mois après qu'elle aura acquiescé à votre demande
    • lorsque les renseignements ont été utilisés pour prendre une décision qui vous concerne directement, elle les conservera pendant au moins 1 année
    • autrement, elle ne les conservera que le temps de s'acquitter de vos obligations envers lun et lautre et des obligations de la société en vertu des lois applicables, ou pour des motifs commerciaux, administratifs ou juridiques internes et connexes
  • lorsque la société n'aura plus besoin des renseignements personnels à votre sujet, elle procédera à leur destruction

6. Exactitude

  • la société déploie des efforts raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels à votre sujet sont exacts, exhaustifs et à jour, suivant ce qui est nécessaire au regard des motifs pour lesquels ces renseignements ont été recueillis par la société; toutefois, la société se fie surtout à vous pour l'avertir de tout changement dans les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous ou d'autres renseignements qui lui sont nécessaires pour s'acquitter de ses obligations envers vous

7. Mesures de protection

  • la société a adopté des mesures de protection organisationnelles, physiques et technologiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements, p. ex. elle en limite l'accès à quiconque a « besoin d'en prendre connaissance », elle les soumet un accès restreint par mots de passe et, au besoin, elle vous demandera une preuve d'identité durant une communication au cours de laquelle elle se fait demander des renseignements personnels à votre sujet, dans le but de protéger les renseignements personnels dont elle dispose à votre égard
  • le personnel de la société est sensibilisé, par des programmes de formation, au fait que les renseignements personnels doivent à tout prix rester confidentiels
  • sur une base régulière, la société effectue à l'interne, et fait effectuer par des tiers indépendants, des vérifications de l'efficacité de ses mesures de protection de la confidentialité
  • tout manquement aux mesures de protection de la confidentialité de la société
    est considéré comme une infraction disciplinaire
  • les mesures de protection de la confidentialité de la société comportent la destruction des renseignements personnels votre sujet

8. Transparence

  • le présent document d'information a pour objet de vous présenter de manière spécifique la politique et les pratiques de la société en matire de protection des renseignements personnels; toutefois, si vous avez des questions au sujet de nos politique et pratiques, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels

9. Accès individuel

  • sous réserve de quelques exceptions prévues par la loi, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels dont la société dispose à votre sujet, moyennant des frais minimes, s'il en est, en transmettant une demande écrite à notre chef de la protection des renseignements personnels, dans laquelle il faut indiquer votre nom, tous les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous et le numéro de tout contrat que vous avez conclu avec la société pour la fourniture d'un produit ou d'un service
  • la société acquiescera en général à votre demande de consultation en vous renseignant sur l'existence, la source, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels dont la société dispose à votre sujet, et en vous fournissant un exemplaire de ces renseignements, ou l'accès à ceux-ci, dans les 30 jours après réception de la demande
  • par ailleurs, vous avez le droit de contester le caractre exact ou exhaustif des renseignements personnels dont la société dispose à votre sujet, en faisant parvenir un avis écrit à notre chef de la protection des renseignements personnels, dans lequel il faut indiquer votre nom, les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous et une courte description de la modification que vous souhaitez faire apporter aux renseignements personnels à votre sujet, ainsi que votre motivation
  • en général, la société donnera suite à votre avis opposition dans les 30 jours après la réception de celui-ci
  • lorsque les renseignements personnels à votre sujet sont modifiés en réponse à votre demande, la société fera part de cette modification, lorsque nécessaire, à toute autre entreprise à laquelle les renseignements ont été divulgués, ou si la contestation n'est pas réglée à votre satisfaction, la société fera des annotations dans les renseignements et, au besoin, fera part de la contestation non résolue à cette autre entreprise

10. Observation mise en doute

  • si vous avez une plainte à formuler à l'égard de l'observation, par la société, de l'engagement de celle-ci en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels par écrit, en prenant soin d'indiquer votre nom, les renseignements nécessaires pour communiquer avec vous et une courte description de votre plainte
  • le chef de la protection des renseignements personnels fera enqute sur votre plainte et, en général, y donnera suite dans les 30 jours après sa réception en indiquant toute mesure qu'envisage de prendre la société, y compris s'il s'agit d'apporter une modification à sa politique et ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels
  • avant d'adresser une plainte au chef de la protection des renseignements personnels, ou si une plainte n'est pas résolue à votre satisfaction, vous pouvez également formuler une plainte aux organismes suivants:
    • si votre plainte concerne tout geste ou toute omission en Alberta:

      The Office of the Information and Privacy Commissioner
      Suite 500, 640-5th Avenue SW
      Calgary, AB T2P 3G4


    • si votre plainte concerne tout geste ou toute omission en Colombie-Britannique:

      Office of the Information and Privacy Commissioner
      3rd Floor, 756 Fort St .
      Victoria, B.C. V8W 9A4
    • si votre plainte concerne tout geste ou toute omission au Québec:

      Commission d'accs l'information
      480, boul. St-Laurent
      Bureau 501
      Montreal, PQ H2Y 3Y7


    • si votre plainte concerne tout geste ou toute omission dans tout autre territoire:

      Office of the Privacy Commissioner of Canada
      112 Kent Street
      Ottawa, ON K1A 1H3

Le présent document d'information est susceptible d'être modifié et, lorsque modifié, le document prendra effet dès sa publication sur notre site Web à l'adresse suivante: www.arbormemorial.com.